Avant tout, sachez que la conférence de presse peut parfois être un piège. Ne convoquez pas des journalistes déjà très sollicités à une réunion si l’information prétexte n’est pas d’ampleur suffisante. Ils ne vous pardonneraient pas et cela ne jouerait pas en votre faveur.
Une organisation minutieuse
1. Une fois que vous avez vérifié l’information à transmettre, analysé le sujet et la problématique de la conférence, commencez à préparer les différents intervenants à s’exprimer clairement devant une assemblée et à répondre à des questions parfois inattendues.
2. Mettez au point la liste des invités en gardant bien à l’esprit, que le taux de présence par rapport au nombre d’invitations est toujours inférieur à ce que l’on souhaite. Comptez donc aussi large que possible.
3. Il faut ensuite choisir la date. De cette date dépend la réussite de la réunion. Assurez-vous de ne pas avoir choisi un jour de grande manifestation culturelle, une période de festival, une veille ou un retour de vacances. Vérifiez les jours de bouclages de la presse invitée et évitez autant que possible le lundi (conférence de rédaction) et le vendredi (veille de week-end!).
4. Vous devez ensuite sélectionner un lieu. Prenez en compte les aspects pratiques, tels que l’accès en voiture, le stationnement ou encore le service de restauration, mais autorisez-vous un peu d’originalité (sans être pour autant complètement extravagant)? Le lieu choisi doit toutefois correspondre à l’image que vous voulez faire passer de votre association.
5. Choisir l’horaire est peut-être une des étapes les plus délicates de l’organisation. Si vous décidez de faire la conférence en fin de matinée, assurez-vous de terminer pour la pause déjeunée. Si vous optez plus tôt pour une fin d’après-midi, prévoyez un cocktail, mais cela engendre un coût supplémentaire qui n’est peut-être pas bienvenu dans votre budget.
6. Les journalistes sont par nature très occupés. Essayez de ne pas trop empiéter sur leur emploi du temps. Votre conférence doit tenir entre une heure et une heure trente, en comptant les questions/réponses, sous peine de lasser l’auditoire. Vous devez donc au préalable bien définir le temps de parole de chaque intervenant. De plus, si vous n’approfondissez — pas, vous pouvez conduire les journalistes à vous recontacter pour un complément d’information.
7. Divers éléments de logistique :
Pensez à l’accueil (hôtesses? Badges?… )
Envisager un possible reportage photo.
N’oubliez pas la sonorisation, qui sera fonction du nombre de participants et de la taille de la salle.
Prévoyez éventuellement un magnétophone pour enregistrer les interventions.
